Любое предприятие, независимо от размеров, сферы деятельности и формы собственности, работает с большим объемом документации. С течением времени документы скапливаются в архивы, которые подлежат обязательному хранению на протяжении определённого срока.
По его истечении выполняется утилизация архивных документов, которая помогает очистить свободное место для новых бумаг.
Как проводится?
В архивах может храниться как текущая документация, так и важные документы компании, которые нельзя передавать третьим лицам, иначе секретная информация может быть раскрыта. Поэтому своевременное уничтожение помогает не только освободить место для новых бумаг, но также предупредить утечку данных.
Утилизация архивов — сложная процедура, которая предполагает использование двух методик:
- Измельчение бумаг при помощи специального промышленного оборудования — шредера. После измельчения бумага отправляется на переработку макулатуры, что позволяет с её использованием изготовить новые санитарно-гигиенические товары и бумажную продукцию;li>
- Сжигание. Способ полного уничтожения, который помогает предупредить передачу информации в посторонние руки. Но сжигание требует организации соответствующих условий и обеспечения высокого уровня безопасности.
Обратите внимание! Помимо механического и термического способа уничтожения используется ещё химический. Для этих целей применяются специальные реагенты, которые превращают бумагу в однородную субстанцию.
Уничтожение документов на крупных предприятиях проводится в присутствии специальной комиссии, которая в завершение составляет акт с подписями сторон. Поэтому для предупреждения проблем и трудности, связанных с уничтожением архивов, рекомендуется обращаться к услугам только опытных специалистов. Они помогут выполнить все работы в соответствии с законодательством и обеспечить полную конфиденциальность.
Утилизация архивов предполагает соблюдение трёх правил:
- Уничтожаются только документы, прошедшие экспертную оценку, а также с истекающим сроком хранения;
- Проводится только полная ликвидация, которая не предполагает возможность восстановления информации;
- Юридическое оформление процедуры.
При обращении к профессионалам для уничтожения архивов вам не нужно думать, куда и где сдать макулатуру в Челябинске. Подрядчики согласуют заказчиком условия вывоза документов.
