В процессе работы любой компании неизбежно появляется большое количество документов, которые необходимо уничтожать. Речь идет о просроченных, испорченных или вовсе не подлежащих хранению бумагах, а также о всевозможных черновиках, по ошибке распечатанных файлах и т.д.
Возникает логичный вопрос: что делать со всем этим объемом листов?
Что говорит закон?
Первым делом нужно понять, что по закону любые документы, содержащие персональные данные людей и другую важную информацию (например, коммерческую тайну) нужно уничтожать определенным образом. То есть просто собрать все и вынести в мусорный бак нельзя — там к информации может получить доступ каждый.
Что касается бумаг, в которых нет таких сведений, с ними можно поступать на свое усмотрение.
Правила уничтожения бумаг
Итак, что же нужно делать с вышедшими из употреблениями документами? Их нужно:
- проанализировать, чтобы случайно не избавиться от чего-то нужного и важного;
- выделить к уничтожение с помощью соответствующих актов;
- удалить из бумажной массы металлические, пластиковые, текстильные и другие детали (скрепки, скобки от степлера, файлы, резинки, веревки от папок и т.д.);
- тщательно измельчить до состояния, в котором восстановить сведения не удастся;
- отправить на переработку в макулатуру;
- проставить на актах соответствующие отметки о том, что устранение документации было проведено.
Можно ли делать это самостоятельно?
Да, по закону компания может проводить эту процедуру любым подходящим для нее способом — с помощью собственных сотрудников или с помощью профессионалов.
Первый вариант подходит только для небольших офисов, где скапливается не так много бумаг, потому что в противном случае сотрудник, вооруженный только лишь бытовым шредером, потратит на это слишком много времени.
Если документов много, а персонал хочет заниматься чем-то более полезным и продуктивным, можно вызвать специалистов. Они сделают все за вас — начиная от устранения из бумажной массы посторонних элементов и заканчивая выдачей всех закрывающих документов.
Услуга эта недорогая, оплачивается каждый килограмм бумаг, поэтому даже при очень большом объеме, цена не станет слишком высокой. При заказе уничтожение более, чем тонны, обычно бывают скидки. Представители компании не только взвесят сырье, но и отвезут его к месту уничтожения. При необходимости кто-то из сотрудников вашей компании может присутствовать на процедуре, чтобы убедиться, что ни один лист не уцелел.
